1. Como solicitar la eliminacion

Puedes solicitar la eliminacion de tu cuenta de Ofilix y de los datos personales asociados por cualquiera de estos medios:

• Desde la plataforma: inicia sesion en app.ofilix.com, dirigete a Configuracion > Cuenta > Eliminar cuenta, y confirma la solicitud.
• Por correo electronico: escribe a info@ofilix.com desde el correo asociado a tu cuenta, indicando en el asunto "Solicitud de eliminacion de cuenta" y adjuntando el nombre de la cuenta o empresa registrada.

Si tu cuenta fue creada por un administrador de tu empresa (cuenta corporativa), la solicitud de eliminacion total del espacio de trabajo debe realizarla dicho administrador; si eres un agente individual dentro de un espacio de trabajo de terceros, puedes solicitar la eliminacion de tus datos personales de acuerdo con la seccion 6.

2. Verificacion de identidad

Para proteger tu cuenta frente a solicitudes fraudulentas, podemos pedirte que confirmes tu identidad, por ejemplo verificando el acceso al correo o numero registrado, o solicitando informacion adicional que acredite que eres el titular de la cuenta.

3. Plazo de procesamiento

Procesaremos las solicitudes validas dentro de un plazo maximo de 15 dias habiles, conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012. Una vez eliminada la cuenta, el acceso a la plataforma queda deshabilitado de forma inmediata; la eliminacion definitiva de los datos de nuestros sistemas activos y copias de seguridad se completa dentro de los 90 dias calendario siguientes.

4. Datos que se eliminan

Al procesar tu solicitud, eliminamos de forma permanente:

• Datos de perfil y cuenta: nombre, correo, telefono, foto y credenciales de acceso.
• Historico de conversaciones omnicanal (WhatsApp, Instagram, Facebook, webchat) asociadas a la cuenta eliminada.
• Grabaciones de llamadas y metadatos de telefonia vinculados a la cuenta, cuando aplique.
• Configuraciones personales, preferencias, notas internas y contenido cargado por el usuario (archivos, plantillas, automatizaciones).
• Tokens de integracion y conexiones con canales o aplicaciones de terceros asociadas a la cuenta.

5. Datos que se conservan y por cuanto tiempo

Por obligaciones legales, contables o de seguridad, algunos datos no se eliminan de inmediato:

• Registros de facturacion y contables: se conservan durante el termino previsto en el Estatuto Tributario colombiano (hasta 5 anos), para cumplir obligaciones fiscales.
• Registros de seguridad y prevencion de fraude: logs tecnicos minimos (por ejemplo, direccion IP asociada a la solicitud de eliminacion) se conservan hasta 12 meses para investigar incidentes o fraude.
• Copias de seguridad: las copias de respaldo cifradas que ya contienen tus datos se sobrescriben en ciclos regulares y quedan purgadas dentro de un maximo de 90 dias calendario tras la eliminacion.
• Informacion requerida por autoridades: cuando exista una obligacion legal, orden judicial o requerimiento de una autoridad competente, conservaremos unicamente los datos estrictamente necesarios durante el tiempo que dicha obligacion exija.

Ningun dato conservado bajo este numeral se utiliza para fines distintos a los aqui descritos.

6. Cuentas de equipo y espacios de trabajo

Si tu cuenta forma parte de un espacio de trabajo administrado por una empresa (por ejemplo, como agente o colaborador), la eliminacion de tu cuenta de usuario borra tus datos de perfil y credenciales de acceso, pero el historico de conversaciones y tickets asociados al espacio de trabajo puede conservarse como parte de los registros de la empresa titular de la cuenta, conforme a su propia politica de retencion.

7. Contacto

Solutek Soluciones Integrales S.A.S. (NIT 900.524.319-8) — Bogota, Colombia. Para solicitudes de eliminacion de cuenta y datos: info@ofilix.com. Para conocer el tratamiento general de tus datos, consulta nuestra Politica de Proteccion de Datos.

1. How to request deletion

You can request deletion of your Ofilix account and the associated personal data through either of these channels:

• From the platform: sign in at app.ofilix.com, go to Settings > Account > Delete account, and confirm the request.
• By email: write to info@ofilix.com from the email address associated with your account, using the subject line "Account deletion request" and including the name of the registered account or company.

If your account was created by an administrator at your company (corporate account), the request to delete the entire workspace must be made by that administrator; if you are an individual agent within a third party's workspace, you can request deletion of your personal data as described in section 6.

2. Identity verification

To protect your account against fraudulent requests, we may ask you to confirm your identity — for example, by verifying access to the registered email or phone number, or by requesting additional information proving you are the account holder.

3. Processing timeline

We process valid requests within a maximum of 15 business days, in accordance with Colombian Law 1581 of 2012. Once the account is deleted, access to the platform is disabled immediately; permanent removal of your data from our active systems and backups is completed within the following 90 calendar days.

4. Data that is deleted

When we process your request, we permanently delete:

• Profile and account data: name, email, phone number, photo, and login credentials.
• Omnichannel conversation history (WhatsApp, Instagram, Facebook, webchat) linked to the deleted account.
• Call recordings and telephony metadata linked to the account, where applicable.
• Personal settings, preferences, internal notes, and user-uploaded content (files, templates, automations).
• Integration tokens and connections to third-party channels or applications linked to the account.

5. Data that is retained and for how long

Due to legal, accounting, or security obligations, some data is not deleted immediately:

• Billing and accounting records: retained for the period set by the Colombian Tax Statute (up to 5 years), to comply with tax obligations.
• Security and fraud-prevention logs: minimal technical logs (for example, the IP address associated with the deletion request) are retained for up to 12 months to investigate incidents or fraud.
• Backups: encrypted backup copies that already contain your data are overwritten on regular cycles and fully purged within a maximum of 90 calendar days after deletion.
• Information required by authorities: where a legal obligation, court order, or request from a competent authority applies, we retain only the data strictly necessary for as long as that obligation requires.

No data retained under this section is used for any purpose other than those described here.

6. Team accounts and workspaces

If your account is part of a workspace managed by a company (for example, as an agent or team member), deleting your user account removes your profile data and login credentials, but the conversation and ticket history linked to the workspace may be retained as part of that company's records, in accordance with its own retention policy.

7. Contact

Solutek Soluciones Integrales S.A.S. (Tax ID / NIT 900.524.319-8) — Bogota, Colombia. For account and data deletion requests: info@ofilix.com. For details on how we handle your data in general, see our Data Protection Policy.