1. Responsable del tratamiento

Solutek Soluciones Integrales S.A.S., identificada con NIT 900.524.319-8, con domicilio en Bogota, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a traves del sitio web y la plataforma Ofilix ("Ofilix", "nosotros"). Esta politica describe como recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos sus datos personales, y como puede ejercer sus derechos.

2. Marco normativo

Esta politica se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data) y demas normas que las modifiquen o complementen en Colombia. Cuando Ofilix procese datos de titulares ubicados en otras jurisdicciones, adoptara las salvaguardas adicionales que resulten aplicables.

3. Datos que recolectamos

Segun su relacion con Ofilix, podemos recolectar:

• Datos de registro y cuenta: nombre, correo, telefono, empresa y cargo.
• Datos de facturacion: informacion de pago procesada por nuestras pasarelas de pago.
• Datos de uso de la plataforma: registros de conexion, configuracion de canales, IVR, colas y automatizaciones.
• Datos de conversaciones omnicanal: mensajes e interacciones que usted o sus clientes intercambian a traves de WhatsApp, Instagram, Facebook, webchat y otros canales conectados.
• Datos de telefonia: numeros, duracion, metadatos y, cuando se active esa funcionalidad, grabaciones de llamadas.
• Cookies y datos tecnicos: direccion IP, tipo de navegador y dispositivo, obtenidos mediante cookies u otras tecnologias similares en nuestro sitio web.

4. Finalidades del tratamiento

Usamos sus datos personales para: prestar y mantener el Servicio; gestionar su cuenta, facturacion y soporte; habilitar canales, PBX y automatizaciones configuradas por usted; mejorar la plataforma y desarrollar nuevas funcionalidades; enviar comunicaciones operativas, de seguridad o comerciales (estas ultimas solo cuando usted lo autorice); cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; y prevenir fraude o usos indebidos del Servicio.

5. Datos de voz y grabacion de llamadas

Cuando usted, como Cliente, activa la grabacion de llamadas en su Cloud PBX, dichas grabaciones se almacenan en la infraestructura de Ofilix. Frente a esos datos, usted actua como responsable del tratamiento respecto de sus propios clientes y agentes, y Ofilix actua como encargado del tratamiento, procesandolos unicamente segun sus instrucciones y para prestarle el Servicio. Recomendamos incluir un aviso de grabacion en su IVR o guion de atencion para informar a las personas grabadas.

6. Inteligencia artificial y automatizaciones

Las funcionalidades de bots, BotBuilder y asistencia GenAI procesan los datos de sus conversaciones para generar sugerencias, clasificaciones o respuestas automatizadas. No utilizamos los datos ni conversaciones de su cuenta para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso publico o de terceros, salvo que usted otorgue una autorizacion expresa y especifica para ello.

7. Cookies y tecnologias similares

Usamos cookies propias y de terceros para el funcionamiento del sitio, analitica de trafico y, cuando corresponda, personalizacion. Puede configurar o deshabilitar las cookies desde las opciones de su navegador; deshabilitarlas puede afectar algunas funcionalidades del sitio.

8. Encargados y terceros

Podemos compartir datos personales con: proveedores de infraestructura en la nube y almacenamiento; pasarelas de pago; proveedores de canales de mensajeria como Meta (WhatsApp Business Platform, Instagram, Facebook) y Google; herramientas de analitica; y autoridades publicas cuando exista un requerimiento legal. Estos terceros solo reciben los datos necesarios para prestar su servicio y estan sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad.

9. Transferencia internacional

Algunos de nuestros proveedores de infraestructura y canales operan servidores fuera de Colombia. Cuando se realicen transferencias internacionales de datos personales, adoptaremos las medidas exigidas por la Ley 1581 de 2012 y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), tales como clausulas contractuales o el reconocimiento de paises con nivel adecuado de proteccion.

10. Conservacion de los datos

Conservamos sus datos personales mientras su cuenta este activa y durante el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias (incluyendo el termino previsto en el Estatuto Tributario colombiano), atender requerimientos de autoridades o resolver disputas. Las grabaciones de llamadas y registros de conversaciones se conservan segun el periodo de retencion configurado en su plan, salvo que la ley exija un plazo distinto.

11. Seguridad de la informacion

Implementamos medidas administrativas, tecnicas y organizativas razonables para proteger sus datos personales frente a acceso no autorizado, perdida, alteracion o divulgacion indebida, incluyendo cifrado en transito, control de accesos y monitoreo de la infraestructura. Ningun sistema es completamente infalible; le recomendamos proteger sus credenciales y notificarnos ante cualquier sospecha de incidente.

12. Derechos de los titulares (ARCO)

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorizacion otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a sus datos personales.

13. Como ejercer sus derechos

Para ejercer sus derechos, escribanos a info@ofilix.com indicando su nombre completo, numero de identificacion, la solicitud concreta (acceso, actualizacion, rectificacion o supresion) y, si aplica, los documentos que soporten su peticion. Responderemos dentro de los terminos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (10 dias habiles para consultas y 15 dias habiles para reclamos, prorrogables conforme a la ley).

14. Menores de edad

Ofilix esta dirigido a empresas y profesionales; no recolectamos intencionalmente datos de menores de edad a traves de nuestro sitio web ni de la plataforma. Si un Cliente procesa datos de menores en el marco de su propia operacion (por ejemplo, atencion a clientes), debe contar con las autorizaciones exigidas por la ley para dicho tratamiento.

15. Cambios a esta politica

Podemos actualizar esta politica para reflejar cambios normativos o en nuestras practicas de tratamiento de datos. Publicaremos la version vigente en esta pagina con la fecha de ultima actualizacion.

16. Contacto

Solutek Soluciones Integrales S.A.S. (NIT 900.524.319-8) — Bogota, Colombia. Correo para solicitudes de proteccion de datos: info@ofilix.com.

1. Data controller

Solutek Soluciones Integrales S.A.S., tax ID (NIT) 900.524.319-8, domiciled in Bogota, Colombia, is the data controller for personal data collected through the Ofilix website and platform ("Ofilix", "we"). This policy describes how we collect, use, store, and protect your personal data, and how you can exercise your rights.

2. Legal framework

This policy is issued in compliance with Colombian Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, Law 1266 of 2008 (Habeas Data), and any rules amending or supplementing them. When Ofilix processes data of individuals located in other jurisdictions, it will adopt any additional applicable safeguards.

3. Data we collect

Depending on your relationship with Ofilix, we may collect:

• Registration and account data: name, email, phone number, company, and job title.
• Billing data: payment information processed by our payment gateways.
• Platform usage data: connection logs, channel configuration, IVR, queues, and automation settings.
• Omnichannel conversation data: messages and interactions you or your customers exchange through WhatsApp, Instagram, Facebook, webchat, and other connected channels.
• Telephony data: numbers, call duration, metadata, and, when that feature is enabled, call recordings.
• Cookies and technical data: IP address, browser and device type, collected via cookies or similar technologies on our website.

4. Purposes of processing

We use your personal data to: provide and maintain the Service; manage your account, billing, and support; enable channels, PBX, and automations you configure; improve the platform and develop new features; send operational, security, or marketing communications (the latter only with your authorization); comply with legal, accounting, and tax obligations; and prevent fraud or misuse of the Service.

5. Voice data and call recording

When you, as Customer, enable call recording on your Cloud PBX, those recordings are stored on Ofilix's infrastructure. With respect to that data, you act as the data controller for your own customers and agents, and Ofilix acts as your data processor, processing it solely per your instructions and to provide the Service. We recommend including a recording notice in your IVR or service script to inform recorded parties.

6. Artificial intelligence and automation

Bot, BotBuilder, and GenAI assistance features process your conversation data to generate suggestions, classifications, or automated replies. We do not use your account's data or conversations to train publicly available or third-party AI models, unless you provide express, specific authorization to do so.

7. Cookies and similar technologies

We use first- and third-party cookies for site functionality, traffic analytics, and, where applicable, personalization. You can configure or disable cookies from your browser settings; disabling them may affect some site features.

8. Processors and third parties

We may share personal data with: cloud infrastructure and storage providers; payment gateways; messaging channel providers such as Meta (WhatsApp Business Platform, Instagram, Facebook) and Google; analytics tools; and public authorities when legally required. These third parties receive only the data necessary to provide their service and are bound by confidentiality and security obligations.

9. International transfer

Some of our infrastructure and channel providers operate servers outside Colombia. Where international transfers of personal data occur, we will adopt the safeguards required by Law 1581 of 2012 and the Superintendence of Industry and Commerce (SIC), such as contractual clauses or reliance on countries recognized as providing adequate protection.

10. Data retention

We retain your personal data while your account is active and for the additional time needed to comply with legal, accounting, and tax obligations (including the periods set by the Colombian Tax Statute), respond to authority requests, or resolve disputes. Call recordings and conversation logs are retained according to the retention period configured for your plan, unless the law requires a different period.

11. Information security

We implement reasonable administrative, technical, and organizational measures to protect your personal data against unauthorized access, loss, alteration, or improper disclosure, including encryption in transit, access controls, and infrastructure monitoring. No system is completely infallible; we recommend protecting your credentials and notifying us of any suspected incident.

12. Data subject rights

As a data subject, you have the right to: know, update, and rectify your data; request proof of the authorization granted; be informed of the use given to your data; file complaints with the Superintendence of Industry and Commerce; withdraw your authorization and/or request deletion of your data when there is no legal or contractual duty to retain it; and access your personal data free of charge.

13. How to exercise your rights

To exercise your rights, write to us at info@ofilix.com stating your full name, identification number, the specific request (access, update, rectification, or deletion), and, if applicable, supporting documents. We will respond within the terms set by Law 1581 of 2012 (10 business days for inquiries and 15 business days for claims, extendable as permitted by law).

14. Minors

Ofilix is aimed at businesses and professionals; we do not knowingly collect data from minors through our website or platform. If a Customer processes minors' data as part of its own operations (for example, customer support), it must hold the authorizations required by law for such processing.

15. Changes to this policy

We may update this policy to reflect regulatory changes or changes to our data-processing practices. We will publish the current version on this page along with the last-updated date.

16. Contact

Solutek Soluciones Integrales S.A.S. (NIT 900.524.319-8) — Bogota, Colombia. Email for data protection requests: info@ofilix.com.