1. Aceptacion de los terminos
Estos Terminos y Condiciones ("Terminos") regulan el acceso y uso de la plataforma Ofilix (el "Servicio"), operada por Solutek Soluciones Integrales S.A.S., identificada con NIT 900.524.319-8, con domicilio en Bogota, Colombia ("Ofilix", "nosotros"). Al crear una cuenta, contratar un plan o usar el Servicio, usted ("el Cliente" o "usted") acepta quedar obligado por estos Terminos. Si actua en nombre de una empresa, declara tener facultad para vincularla.
2. Descripcion del servicio
Ofilix es una plataforma SaaS que centraliza atencion omnicanal (WhatsApp, Instagram, Facebook, webchat y otros canales disponibles), Cloud PBX (extensiones, troncales, IVR, colas y grabacion de llamadas), automatizaciones y bots, analitica/reportes y gestion de activos ITSM. Nos reservamos el derecho de agregar, modificar o descontinuar funcionalidades o canales, notificando cambios materiales con antelacion razonable cuando sea posible.
3. Registro y cuenta
Usted es responsable de la exactitud de la informacion suministrada al registrarse, de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada bajo su cuenta, usuarios o extensiones creadas dentro de su organizacion. Debe notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado.
4. Facturacion y pago
Los planes se facturan de forma mensual o anual, en las condiciones y moneda indicadas en su orden de compra o panel de cuenta. El consumo adicional a lo incluido en el plan (usuarios, minutos, almacenamiento, campanas u otros) se factura conforme a las tarifas vigentes. El pago debe realizarse dentro de los 15 dias calendario siguientes a la emision de la factura; el no pago oportuno puede dar lugar a la suspension del Servicio hasta regularizar la cartera.
5. Reembolsos y cancelacion
Salvo que se indique lo contrario en su orden de compra o que la ley aplicable disponga algo distinto, los pagos realizados no son reembolsables. Usted puede cancelar su suscripcion en cualquier momento desde su panel de cuenta o escribiendo a info@ofilix.com; la cancelacion tiene efecto al finalizar el periodo de facturacion vigente, sin generar cobros adicionales para el periodo siguiente.
6. Disponibilidad del servicio
Ofilix realiza esfuerzos comercialmente razonables para mantener altos niveles de disponibilidad de la plataforma, excluyendo mantenimientos programados (notificados con antelacion), causas de fuerza mayor y afectaciones originadas en servicios de terceros (operadores, canales de mensajeria, proveedores de nube). Los compromisos especificos de disponibilidad y, si aplica, los creditos de servicio, se definen en el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) correspondiente a su plan.
7. Uso aceptable
Usted se compromete a no utilizar el Servicio para: (i) enviar comunicaciones no solicitadas (spam) o contrarias a las politicas de los canales integrados (por ejemplo, la politica comercial de WhatsApp Business Platform de Meta); (ii) actividades ilegales, fraudulentas o que infrinjan derechos de terceros; (iii) intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, realizar ingenieria inversa o sobrecargar la infraestructura; (iv) distribuir malware o contenido que viole normativa de proteccion al consumidor o de datos personales.
8. Telefonia, PBX y grabacion de llamadas
Si su plan incluye Cloud PBX, usted es responsable de contar con las autorizaciones necesarias para el uso de la numeracion, troncales y grabacion de llamadas configuradas en su cuenta. Cuando active la grabacion de llamadas, usted debe informar y, cuando la ley lo exija, obtener el consentimiento de las personas grabadas (por ejemplo, mediante un mensaje de aviso en el IVR). Ofilix almacena las grabaciones como encargado del tratamiento, conforme a la retencion configurada en su plan y a nuestra Politica de Proteccion de Datos.
9. Inteligencia artificial y automatizaciones
Ofilix ofrece funcionalidades de automatizacion, bots y asistencia basada en IA generativa (GenAI) para clasificar, sugerir o redactar respuestas. Estas herramientas pueden cometer errores; usted es responsable de revisar y validar las respuestas automatizadas antes de que tengan efectos vinculantes frente a sus clientes. No utilizamos los datos y conversaciones de su cuenta para entrenar modelos de IA de uso publico o de terceros, salvo autorizacion expresa suya.
10. Propiedad intelectual
Ofilix y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre el software, marcas, disenos y documentacion de la plataforma. Se le concede una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el Servicio durante la vigencia de su contrato. Usted conserva la propiedad de los datos y contenidos que cargue a la plataforma ("Datos del Cliente"), y nos otorga una licencia limitada para procesarlos con el unico fin de prestarle el Servicio.
11. Integraciones con terceros
El Servicio permite conectar canales y herramientas de terceros (Meta/WhatsApp Business Platform, Instagram, Facebook, Google, CRMs y otras integraciones via API). El uso de dichas integraciones tambien esta sujeto a los terminos y politicas del respectivo tercero, sobre los cuales Ofilix no tiene control ni responsabilidad.
12. Proteccion de datos
El tratamiento de datos personales realizado a traves de la plataforma se rige por nuestra Politica de Proteccion de Datos, la cual forma parte integral de estos Terminos. Cuando usted cargue datos personales de sus propios clientes o contactos en Ofilix, actua como responsable del tratamiento de dichos datos y Ofilix actua como su encargado del tratamiento.
13. Modificaciones
Podemos actualizar estos Terminos para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. Publicaremos la version vigente en esta pagina indicando la fecha de ultima actualizacion; el uso continuado del Servicio despues de una actualizacion constituye aceptacion de los nuevos Terminos.
14. Limitacion de responsabilidad
El Servicio se presta "tal cual" y "segun disponibilidad". En la maxima medida permitida por la ley, Ofilix no sera responsable por danos indirectos, incidentales, especiales o lucro cesante derivados del uso del Servicio, ni por interrupciones originadas en servicios de terceros. Nada en esta clausula limita responsabilidades que no puedan excluirse conforme a la ley colombiana.
15. Terminacion
Ofilix puede suspender o terminar el acceso al Servicio en caso de incumplimiento de estos Terminos, mora prolongada en el pago o uso que ponga en riesgo la seguridad de la plataforma o de otros usuarios. Al terminar el contrato, usted podra solicitar la exportacion de sus Datos del Cliente dentro de un plazo razonable, tras el cual podran ser eliminados conforme a nuestras politicas de retencion.
16. Ley aplicable y jurisdiccion
Estos Terminos se rigen por las leyes de la Republica de Colombia. Cualquier controversia derivada de los mismos se someteran a los jueces competentes de Bogota, Colombia, salvo que la ley disponga un fuero distinto de forma imperativa.
17. Contacto
Solutek Soluciones Integrales S.A.S. (NIT 900.524.319-8) — Bogota, Colombia. Para consultas sobre estos Terminos, escribanos a info@ofilix.com.